巡回指導の改善報告書は、指摘された事項について、実際に直した内容と未完了の内容・今後の計画を報告する書類です。提出期限は全国一律の「通知から30日」ではありません。まず、手元の通知書にある提出先・様式・期限を確認してください。
書く順番は、指摘事項→原因→改善したこと→実施日・担当者→確認資料→再発防止です。文章を整えるだけでなく、危険な運行や未実施の対応を実際に改善することが先です。報告書を出せば監査・処分を必ず避けられる、というものではありません。
この記事では、一般貨物自動車運送事業の巡回指導後を想定し、期限の確認、点呼・健康診断・運転者台帳の記載例、添付資料、提出後の管理を整理します。文例は説明用の架空の例であり、当事務所の支援事例ではありません。自社の事実に置き換え、実施していないことを実施済みと書かないでください。
巡回指導の改善報告書は、通知書の期限と提出方法から確認する
改善報告の期限・起算日・様式は、実施機関の通知や手続により異なります。例えば、神奈川県の適正化実施機関は巡回指導日から2か月以内、東京都トラック協会の2022年の案内資料では通常3か月以内・Gマーク申請後は1か月以内とされています。これらを全国共通の期限として使うのではなく、自社が受け取った指示を確認します。
- どの営業所の、どの巡回指導に対する報告か
- 提出先・担当者・指定様式と、回答が必要な指摘事項
- 期限の日付、必着か消印有効か、休日の扱い
- 郵送・持参・電子送付等のうち利用できる方法
- 必要な添付資料、原本・写しの区別、押印等の指定
「発行日から30日」「土日なら必ず翌営業日」と自己判断しないでください。不明点は通知元へ確認します。期限に間に合わないおそれがあれば、期限前に、完了した項目・未完了の理由・具体的な予定を伝え、報告方法を相談します。連絡しただけで期限が延びたり、改善が完了した扱いになったりするわけではありません。
担当者に連絡がつかない場合も、回答待ちのまま放置せず、通知書に示された窓口へ改めて連絡し、問い合わせ日時と内容を記録します。確認を待つ項目と、すでに確認できている改善内容・添付資料は分けて準備してください。
根拠：神奈川県貨物自動車運送適正化事業実施機関・巡回指導を受けるにあたって、東京都トラック協会・巡回指導の流れ
未報告・未改善を放置しない
巡回指導は、指定された適正化実施機関が適正な事業運営を確認・指導するものです。改善が見られない場合や報告を提出しない場合などには、運輸支局へ報告され、監査につながることがあります。近畿運輸局の資料には、D・E評価の営業所を半年後に再巡回し、3回連続でD・Eの場合に国へ報告する流れと、改善なし・未提出の場合の早期報告が示されています。
一方で、「1日遅れた瞬間に自動的に事業停止」「D・Eなら必ず許可取消し」「報告を出せば監査は来ない」という説明は正確ではありません。監査と行政処分も別の段階です。処分の有無・内容は、確認された違反や適用される基準等によります。遅れてしまった場合も、提出を諦めず、現在の状況を通知元へ連絡して対応を進めましょう。
改善報告書の基本形：事実と計画を分けて書く
指定様式の回答欄に、指摘番号と対応が分かるように記入します。欄が足りなければ、別紙の利用方法を担当者に確認してください。一般的な整理例は次のとおりです。
- 指摘事項・対象範囲：対象者、車両、期間、件数と、不足していた事項を特定する。
- 原因：確認担当の不明確さ、勤務・配車との調整不足、記録方法の不備など、実際に確認できた原因を書く。
- 改善内容：誰が何を実施したか、日付とともに書く。未実施なら予定として区別する。
- 確認資料：対応する資料の名称・番号を示し、報告内容と照合できるようにする。
- 再発防止：今後の担当者、確認時期、漏れを発見した際の対応、責任者による点検方法を決める。
「今後徹底します」という一文だけでは、何が変わったのか伝わりません。ただし、特定の言葉を使ったら不受理になるという全国共通の禁止語があるわけでもありません。新しい機器を買うこと自体が改善になるとは限らず、既存の仕組みで必要な確認を確実に行う方法も検討できます。
日付は、元の出来事と訂正作業を分ける
元の点呼日・受診日、記録を確認した日、訂正した日、報告書を作成した日は、別々の意味を持ちます。過去の記録の誤記を訂正する場合、元の出来事の日付が巡回指導日より前なのは不自然ではありません。「すべての資料の日付を指導日より後にすればよい」と考えず、実際の経過を明確にします。
事実に基づく訂正では、元の記録、訂正内容、理由、日時、訂正者が追えるようにします。紙なら元の記載を読める状態で訂正し、電子なら変更履歴等を確保します。二重線・訂正印があらゆる方式に共通する唯一の法定方法というわけではありません。通知元の指示や社内の記録管理方法にも従ってください。
記載例1：点呼記録の記載漏れ
まず、点呼自体は実施していて記録に漏れがあるのか、必要な確認や点呼自体が未実施なのかを分けます。記憶や帳尻合わせだけで過去の記録を埋めてはいけません。
【記載漏れを客観的資料で確認できた場合の例】
指摘事項：〇月〇日から〇月〇日までの点呼記録のうち、執行者氏名の記載漏れ〇件。
確認結果：勤務記録、点呼機器の操作履歴および当日の担当者への確認により、実際の執行者を確認しました。
改善内容：〇月〇日、元の記録を保持した上で、不足事項を追記し、追記の理由・日時・確認者を記録しました。確認できなかった〇件については未確認として別記しています。
再発防止：〇月〇日から、点呼終了時に執行者が必要項目を確認し、運行管理者が毎日記載状況を点検する運用に変更しました。
添付資料：該当記録の写し、確認に用いた資料、改訂した確認手順。
これは、そのような事実と対応がある場合だけの例です。点呼未実施であれば、その事実と対象期間、運行体制の見直し、担当者の確保等を報告し、実施済みの記録を作らないでください。補助者の追加や遠隔・自動点呼の導入を検討する場合も、それぞれの要件を満たす必要があります。
点呼では、実際の執行者・運転者、車両、日時・方法、酒気帯び、疾病・疲労・睡眠不足等、その点呼に必要な報告・確認・指示を記録します。執行者の押印や測定数値「0.00」の記載を、氏名・検知器使用・酒気帯びの有無等の法定項目と混同しないようにしてください。自社様式の不足も点検します。
根拠：貨物自動車運送事業輸送安全規則第7条、同規則の解釈及び運用
記載例2：健康診断の未受診・事後措置
受診済み、予約済みだが未受診、結果確認待ち、医師の意見聴取・就業措置が必要な人を分けます。予約票は予約の証拠であり、受診完了を証明するものではありません。
【受診が一部未完了の場合の例】
指摘事項：定期健康診断の対象者〇名のうち、〇名が所定の時期に未受診。
原因：受診予定の管理担当と配車担当の連携が不十分で、受診日を確保できていませんでした。
現在の状況：〇名は〇月〇日に受診済みです。残る〇名は〇月〇日に予約しており、現時点では未受診です。受診完了後の報告方法について担当窓口へ確認します。
再発防止：対象者ごとの受診時期を台帳で管理し、期限前に配車担当と日程を調整します。結果を確認し、必要な医師の意見聴取と就業上の措置を行う担当者を定めました。
添付資料：受診・予約の状況が分かる資料、受診管理方法の説明。
常時使用する労働者の定期健康診断は原則1年以内ごとに1回、深夜業等の特定業務に常時従事する労働者は6か月以内ごとに1回等の対象となります。診断結果に異常所見がある場合は、法令に沿って医師の意見を聴き、必要な就業上の措置を検討します。単に「要再検査だから全員乗務禁止」「事故が起きれば会社が必ず100％責任を負う」と一律に決めつけるものではありません。
安全に運転できないおそれがある場合は、乗務の見合わせ等を含めて対応します。健康情報の提出範囲・取扱いは、確認目的と通知元の指示に応じて確認し、必要以上の病歴等を広めないようにしてください。「氏名・判定・医師の署名部分だけなら必ず足りる」とも限りません。
記載例3：運転者台帳の記載不備・写真
一般貨物等の運転者等台帳の根拠は、輸送安全規則第9条の5です。労働者名簿と兼用する様式でも、それぞれの必要事項が揃っていなければなりません。
作成番号・作成年月日、事業者名、運転者の氏名・生年月日・住所、雇入れ・選任年月日、免許関係事項、事故や所定の通知の概要、健康状態、特別な指導・適性診断の状況等を確認します。写真は、台帳作成前6か月以内に撮影した単独・上三分身・無帽・正面・無背景のものが規定されています。免許証の写しだけで必要事項・写真要件を満たすと決めつけないでください。
【台帳を確認・補完した場合の例】
指摘事項：運転者〇名の台帳で、免許の有効期限と適性診断の受診状況が未更新。〇名は写真が未添付。
改善内容：〇月〇日、免許情報と診断結果を照合し、確認できた事項を更新しました。写真は規則の要件を確認して添付しました。資料確認中の事項は、確認予定日と担当者を別記しています。
再発防止：免許更新、事故発生、指導・診断の実施、住所変更等の情報を担当者へ集約し、その都度台帳へ反映する手順を定めました。定期的に記載漏れを点検します。
添付資料：更新後の台帳の写し、更新手順、必要に応じて確認に用いた資料。
毎年の運転記録証明書の取得は、自社の管理方法として検討できますが、一律の法定義務と混同しないでください。また、記録が不明だから「事故なし」と記入せず、確認できた範囲を明確にします。転任・退職等で運転者でなくなった場合は、その年月日と理由を記載し、台帳を3年間保存します。
添付資料と提出前の確認
必要な添付資料は、指摘事項と通知元の指示に合わせます。「この3点を付ければ必ず受理」といった共通の完全セットはありません。報告本文の各項目から、どの資料で確認できるか分かるように番号を付けると整理しやすくなります。
- 記録の不備：該当部分、訂正経過、事実確認資料、見直した確認手順。
- 健診・診断・講習：実際の受診・受講を確認できる資料。未完了なら予約資料と予定を区別。
- 台帳・規程：変更した部分、改訂日、担当者、周知・運用の状況。
- 点検・整備：実施した点検・整備の記録、不具合への対応、今後の実施計画。
提出前に、指摘事項の回答漏れ、完了・未完了の表示、日付、対象者・車両、添付番号、個人情報の範囲を確認します。責任者自身も内容を読み、実態と違う表現を残さないことが大切です。
控えと到達の確認を残す
提出する報告書と添付資料一式の控えを保存し、提出日、送付方法、担当者との連絡内容も記録します。郵送する場合は、通知元の指定を守ったうえで、追跡できる方法を検討すると到達確認に役立ちます。ただし、特定記録等を利用しても、中身の正確さや期限内受理まで保証されるわけではありません。
報告書の控えを5年間保管する社内ルールは考えられますが、すべての改善報告書に一律5年の法定保存義務があると説明するのは適切ではありません。次回の確認に備えて保存方法を決め、点呼記録、教育記録、健診個人票などは、それぞれに適用される保存義務を別に守ります。
様式は通知元のものを優先してください。他地域の例として、北海道トラック協会の各種帳票類には改善指導報告書の様式が掲載されていますが、自社の提出先でそのまま使えるとは限りません。
提出後も、未完了事項と再発防止を確認する
追加資料や説明を求められた場合は、内容と期限を確認して対応します。受診待ちなど未完了事項がある場合は、予定日に実施できたか確認し、指示に従って完了を報告します。「提出した」「受け取られた」「改善が確認された」は同じ意味ではありません。
自社で対応すること自体が禁止されているわけではなく、D・E評価や指摘10項目という数字だけで専門家への依頼が必須になるものでもありません。ただし、指摘の意味が分からない、過労運転や健康上の危険がある、許認可・労務・車両管理の問題が重なる場合は、担当実施機関や運輸支局、内容に応じた専門家へ早めに相談してください。
相談時には、通知書、指摘一覧、提出期限、関係する帳票、すでに行った改善と残っている課題をまとめると、確認を進めやすくなります。専門家が関与しても、未実施の事実を消したり、監査・処分の回避を保証したりすることはできません。
改善報告書の作成・対応についてのご相談
指摘事項と改善を示す資料の整理や、報告書の作成で手が止まった場合は、ご相談ください。通知書・指摘一覧・期限・手元の帳票をもとに、必要資料の整理や書類作成について支援できる範囲をご案内し、準備の負担を減らします。
当事務所への相談は、運送業の相談フォームから、通知の有無・期限とご相談内容をお知らせください。対応可能な範囲、必要資料、費用は個別に確認します。労務等について他の専門家の確認が必要となる場合もあります。
運送業の許可・手続の全体像は、運送業許可の教科書をご覧ください。
改善報告書のよくある質問
巡回指導の改善報告書の提出期限はいつまでですか？
全国一律の「通知から30日」ではありません。通知書に記載された期限、起算日、提出方法を確認してください。分からない場合や間に合わないおそれがある場合は、期限前に通知元へ相談します。
改善報告書を提出しないとどうなりますか？
未報告や改善が見られない場合などには、運輸支局へ報告され、監査につながることがあります。ただし、未提出だけで一定の処分が自動的に決まるという意味ではありません。放置せず、現状を連絡して改善と報告を進めてください。
まだ改善が完了していない項目はどう書けばいいですか？
未完了であること、理由、担当者、具体的な実施予定を記載し、完了部分と分けます。予約票は予約の証拠であって、受診や受講の完了証明ではありません。通知元へ報告方法を確認し、未実施を実施済みと書かないでください。
確認基準日：2026年10月25日。個別の通知と最新の法令・実施機関の案内をご確認ください。